Tender: Request for Quotation (RFQ) for Air Conditioning Unit for the High National Elections Commission in Libya

Company name: International Foundation for Electoral Systems (IFES)

City: Tripoli

Category name: Supplies /

Issued: 2019-12-02

Tender type: Free

Close Date: 2019-12-07

Cost: 0.00

Ref No.




Request for Quotation (RFQ) for Air Conditioning Unit for the High National Elections Commission in Libya



Sollicitation # RFQ-20-013



November 19, 2019







1.1     Purpose

The purpose of this Request for Quotation (RFQ) is to invite prospective contractors to submit a written response (“Response”) for the procurement of air conditioning unit to the media center for the High national electoral commission in Tripoli, Libya. The solicitation provides prospective contractors with the relevant operational and performance requirements.


1.2     2   Coverage & Participation

IFES reserves the right to reject any and all offers, to add, delete or modify any element of the solicitation at any time without prior notification and without any liability or obligation of any kind. This RFQ does not obligate IFES to enter into a contract nor does it obligate IFES to pay any costs incurred in the preparation of submission of any Response.


1.3     3   Zero Tolerance for Fraud

IFES has zero tolerance for fraud. Fraud is any act or omission that intentionally misleads, or attempts to mislead, to obtain a benefit or to avoid an obligation. If you have concerns about potential fraud in any way related to IFES projects, contracts, or activities, please contact IFES’ Compliance Hotline at  [email protected] or at +1 202-350-6791.




2.1     1   The Organization

IFES is an independent, non-governmental organization providing professional support to electoral democracy. IFES supports citizens’ rights to participate in free and fair elections. Our independent expertise strengthens electoral systems and builds local capacity to deliver sustainable solutions.


As the global leader in democracy promotion, we advance good governance and democratic rights by:


·         Providing technical assistance to election officials

·         Empowering the underrepresented to participate in the political process

·         Applying field-based research to improve the electoral cycle

Since 1987, IFES has worked in over 145 countries  – from developing democracies, to mature democracies.


2.2     Schedule of Events

The following, tentative schedule will apply to this solicitation. The dates may change in accordance

with IFES’ needs or unforeseen circumstances. IFES will communicate changes to the schedule.


·         Issuance of RFQ                                                    November 19, 2019

·         Technical Questions/Inquiries Due                November 24, 2019, 5:00 PM Tripoli Time

·         Answers/Addenda from IFES                           November 26, 2019

·         RFQ Closes                                                              December 07, 2019, 5:00 PM Tripoli Time






3.1     Prospective Contractors’ Understanding of the Solicitation

Prospective contractors are responsible for understanding the solicitation in its entirety and each of its elements and should make inquiries to IFES as necessary to ensure such understanding. IFES reserves the right to disqualify any prospective contractor that it determines, at its sole discretion, does not understand the solicitation or any of its elements. Such disqualification shall be at no fault, cost, or liability whatsoever to IFES.


3.2     2   Information from IFES

All information provided by IFES in this solicitation is subject to change at any time. IFES makes no certification as to the accuracy of any item and is not responsible or liable for any use of or reliance on the information or for any claims asserted therefrom.


3.3     3   Communication

All communications related to the RFQ must be in writing. Verbal communication shall not be effective unless formally confirmed in writing by the procurement official listed in 3.3.1. In no case shall verbal communication govern over written communication.


3.3.1         Point  of  Contact:  The  sole  point  of  contact  for  all  communication  related  to  this solicitation is listed below.


Ian Swank

Contracts and Grants Manager  [email protected]




Sajia Tokhi

Contracts and Grants Administrator  [email protected]



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